Warum Landen meine Mails im Spam?

🧩 Einleitung:

Du hast eine E-Mail versendet – professionell formuliert, vielleicht sogar an einen Kunden – doch der Empfänger schaut nie hinein. Warum? Weil deine Mail im Spam gelandet ist. Und das kann fatal sein – sowohl für dein Business als auch für deine Reputation.
In diesem Leitfaden erfährst du alle Gründe, warum E-Mails im Spam landen, wie du das Problem erkennst und konkret beheben kannst.

❓ Warum landen Mails im Spam?

Spamfilter werten Mails nach einer Vielzahl von technischen und inhaltlichen Kriterien aus. Die häufigsten Ursachen sind:

1. 📬 Fehlende oder falsch konfigurierte Authentifizierungen:
   • SPF
   • DKIM
   • DMARC
2. 🏷️ Inhaltliche Probleme:
   • Trigger-Wörter wie „Gewinn“, „Kaufen“, „Jetzt handeln“
   • Übermäßige Formatierungen (Fett, Farben, zu viele Links)
   • Kein Absendername oder fehlende Signatur
3. 🌐 Technische Fehler:
   • Versand über nicht autorisierte Server
   • Keine Reverse-DNS
   • IP auf Blacklists
   • MIME-Fehler
4. 📊 Negative Sender-Reputation:
   • Zu viele Bounces
   • Empfänger markieren deine Mails manuell als Spam
   • Spamtraps erwischt

🔍 Schritt 1: Wie testet man, ob die eigenen Mails im Spam landen?

✅ Tools zur Prüfung:

1. mail-tester.com
   → Zeigt SpamScore, DKIM, SPF, Header-Probleme etc.
2. MxToolbox
   → Check auf Blacklists, SMTP-Tests, SPF, DMARC
3. Google Postmaster Tools
   → Für Absender mit großem Volumen, Einblick in Reputation bei Gmail
4. Testmail an:
   • Gmail, GMX, Outlook, Yahoo etc. und manuell kontrollieren
   • Verwende einen "neutralen" Empfänger mit leerem Postfach

🛡️ Schritt 2: Die großen Drei – SPF, DKIM, DMARC

📌 SPF – Sender Policy Framework

Sagt dem empfangenden Mailserver: "Diese IP darf für meine Domain E-Mails senden."
→ DNS-Eintrag wie:

ini

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v=spf1 include:_spf.google.com ip4:123.123.123.123 ~all


Wichtig:

• Nur erlaubte Server aufführen
• Keine mehrfachen SPF-Einträge (einer reicht!)

📌 DKIM – DomainKeys Identified Mail

Hierbei wird jede Mail mit einem privaten Schlüssel signiert – der Empfänger prüft den dazugehörigen öffentlichen Schlüssel per DNS.
→ Schützt vor Manipulation & erhöht Vertrauen

Was du brauchst:

• Dein Mailserver muss DKIM unterstützen
• Ein DNS-TXT-Eintrag mit dem öffentlichen Schlüssel

📌 DMARC – Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance

Baut auf SPF & DKIM auf. Gibt dem empfangenden Server Anweisungen, wie er bei nicht bestandenen Prüfungen verfahren soll.

Beispiel-Eintrag:

ini

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v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc-reports@deinedomain.de


Empfohlene Schritte:

• Starte mit p=none → Berichte sammeln
• Dann p=quarantine
• Später auf p=reject stellen, wenn SPF & DKIM 100 % sitzen

🔧 Schritt 3: Versand über externe Mailserver

Wenn du z. B. Google Workspace, Microsoft 365 oder Mailjet, Brevo, Sendinblue usw. nutzt:

➤ Was musst du tun?

• SPF anpassen, sodass diese Provider erlaubt sind
  → Beispiel für Mailjet:

ini

KopierenBearbeiten

v=spf1 include:spf.mailjet.com ~all


• DKIM aktivieren und die DNS-Schlüssel eintragen
• Return-Path korrekt setzen (wird oft durch Provider automatisch angepasst)
• Bounce-Adresse sollte idealerweise zur Domain gehören

🛠️ Schritt 4: Weitere technische Empfehlungen

🧠 DNS-Einstellungen & Technik

• Reverse-DNS (PTR Record): Die IP deines Mailservers sollte rückwärts zu deiner Domain auflösen
• Hostname sauber setzen: z. B. mail.deinedomain.de
• Feste IP verwenden, wenn möglich (nicht shared)
• TLS/SSL-Verschlüsselung aktivieren

🧼 Inhalt und Gestaltung der Mail

• Kein reines Bild ohne Text
• Text-Bild-Verhältnis sollte stimmen
• Nicht zu viele Links (v. a. verkürzte wie bit.ly vermeiden)
• Immer ein Impressum und Abmeldelink (auch in Angeboten!)
• HTML-Mails korrekt schließen (kein kaputter Code)

🧰 Schritt 5: Was tun, wenn ich bereits im Spam gelandet bin?

✅ Erste Sofortmaßnahmen:

• SPF, DKIM, DMARC prüfen und korrigieren
• IP auf Blacklists prüfen und ggf. Removal beantragen:
  • https://multirbl.valli.org/
• Mail-Header analysieren:
  • Schau dir Authentication-Results: und X-Spam-Status an

🛑 Vermeide:

• Massenaussendungen ohne Opt-In
• Zu viele Bounces (bereinige deine Listen!)
• Temporäre Mail-Adressen
• Gleichen Inhalt mehrfach senden

📈 Schritt 6: Sender-Reputation aufbauen

Tipps:

• Nutze dedizierte IPs, wenn du regelmäßig Mails verschickst
• Achte auf regelmäßigen Versand (nicht 100 Mails heute, 0 morgen)
• Biete Abmeldelinks an, um Spam-Markierungen zu vermeiden
• Verwende eine professionelle Mailing-Software mit Reputation Management

✅ Fazit: Spam vermeiden ist machbar – wenn du technisch sauber arbeitest

Der Spam-Ordner ist kein Zufall. Mit sauberen DNS-Einträgen, strukturierten Mails und guter Reputation kannst du die Zustellrate massiv erhöhen. Besonders für Business-Mails oder wichtige Angebote ist das kein Luxus, sondern Pflicht.

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