n8n vs Zapier: Vergleich mit Make – Empfehlung für KMU

Automatisierung spart Zeit, vermeidet Fehler und verbindet Tools. Doch welches System passt zu deinem Unternehmen: n8n, Zapier oder Make? Dieser Leitfaden erklärt die Unterschiede, zeigt typische Szenarien und liefert konkrete Entscheidungshilfen.

Kurzüberblick: n8n vs Zapier vs Make.com

Alle drei Lösungen automatisieren Workflows, unterscheiden sich aber deutlich bei Hosting, Datenschutz, Preislogik und Flexibilität.

Kriterium	n8n	Zapier	Make
Hosting	Self-host (Docker/K8s) oder Cloud	Cloud (SaaS)	Cloud (SaaS, EU/US-Regionen auswählbar)
Datenresidenz & DSGVO	Volle Kontrolle bei Self-host; Cloud mit EU-Option	US-Anbieter; Standardverarbeitung oft in den USA; DPA/SCC	EU-Datenresidenz verfügbar; DPA
Preismodell	Open-Source frei (Self-host); Cloud-Abo mit Limits	Pläne nach Tasks/Monat und Features	Pläne nach Operations/Runs und Features
App-/Modulabdeckung	Viele Nodes; HTTP/Code für Lücken	Sehr große App-Bibliothek	Große Bibliothek; modulare Logik
Komplexität	Höher, sehr flexibel (Branching, Code)	Sehr einfach, wenig Technik nötig	Visuell, flexibel, gute Fehlerpfade
Stärken	Datenschutz, komplexe Flows, On-Prem	Sehr schneller Start, breite Abdeckung	Visuelle Szenarien, parallele Pfade
Geeignet für	KMU mit Compliance/IT-Ressourcen	Fachabteilungen, einfache Use-Cases	Teams mit Bedarf an visuellem Aufbau

n8n vs Zapier: Datenschutz und Hosting

Für deutsche KMU ist Datenschutz oft das Hauptkriterium. Mit n8n im Self-Host bleiben Daten im eigenen Netzwerk oder in einer EU-Cloud deiner Wahl. Zapier ist sehr komfortabel, verarbeitet Daten aber typischerweise in den USA (vertragliche Absicherung via DPA/SCC). Make bietet EU-Datenresidenz und ist damit oft ein guter Mittelweg.

Sensible Daten? Prüfe, ob Self-Hosting (n8n) oder EU-Region (Make) möglich ist.
Schließe stets einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA).
Minimiere Datenfelder in jedem Schritt (Data Minimization).

n8n schnell testen (Docker, ca. 10 Min.)

# docker-compose.yml
version: '3.8'
services:
  n8n:
    image: n8nio/n8n:latest
    ports:
      - '5678:5678'
    environment:
      - N8N_HOST=localhost
      - N8N_PROTOCOL=http
      - N8N_PORT=5678
    volumes:
      - n8n_data:/home/node/.n8n
volumes:
  n8n_data:

Danach Oberfläche unter http://localhost:5678 öffnen. Für den produktiven Betrieb: Reverse Proxy mit TLS (z. B. Caddy/Traefik), Backup des Volumes und regelmäßige Updates.

Kosten & Skalierung: n8n vs Zapier vs Make

Grobe Faustformel: Ereignisse/Monat × Schritte pro Flow ≈ Tasks/Operations. Je höher das Volumen, desto interessanter wird Self-Hosting mit n8n; für wenige, einfache Flows sind Zapier oder Make oft günstiger beim Start.

Wenige, simple Flows (z. B. 1–3 Schritte, wenige hundert Ereignisse/Monat): Zapier/Make Starter-Pläne reichen meist.
Viele Ereignisse oder komplexe Logik (Branching, Schleifen, eigene APIs): n8n (Self-Host) skaliert kosteneffizient.
Versteckte Kosten: Übertragungslimits, Webhook-Rate-Limits, Premium-Apps – kalkuliere Reserven ein.

Praxisbeispiele und Mini-Anleitungen

Leads aus Webformular ins CRM + Slack

Zapier: Trigger „Form-App“ oder „Webhooks by Zapier“ → Action „CRM: Kontakt anlegen“ → Action „Slack: Nachricht“.
Make: Module „Webhook“ → „CRM: Create/Update“ → „Slack: Post message“; Fehlerpfad für ungültige E-Mails hinzufügen.
n8n: Nodes „Webhook“ → „CRM“ → „Slack“; optional „If“-Node für Dublettenprüfung und „Set“-Node zur Feldnormalisierung.

Rechnungen automatisch in Buchhaltung

Zapier: Trigger „Cloud-Speicher: Neue Datei“ → Action „Buchhaltung: Beleg anlegen“ → ggf. „E-Mail Bestätigung“.
Make: „Drive/Storage: Watch files“ → „Buchhaltung: Create receipt“ → Fehlerpfad bei fehlenden Pflichtfeldern.
n8n: „IMAP/Drive Trigger“ → „HTTP Request“ zur Buchhaltungs-API → „Code“-Node für Feldmapping.

Shop-Bestellungen → Versandlabel + E-Mail

Zapier: „Shop: New order“ → „Shipping: Create label“ → „Gmail/SMTP: Versandmail“.
Make: Szenario mit parallelem Pfad: Label erzeugen + Tracking ans CRM.
n8n: SplitInBatches für Positionen, parallele Pfade für Label, E-Mail und ERP-Update.

Checkliste: So triffst du die Entscheidung

Datenstandort: Müssen Daten zwingend in der EU bleiben? → n8n Self-Host oder Make (EU).
IT-Ressourcen: Gibt es jemanden für Betrieb/Updates? → n8n profitiert davon.
Tempo: Muss es heute live gehen? → Zapier/Make sind am schnellsten.
Komplexität: Branching, Schleifen, Code nötig? → n8n oder Make.
App-Abdeckung: Gibt es vorgefertigte Integrationen? → Zapier/Make punkten.
Kostenverlauf: Wachsen Events stark? → n8n skaliert preisstabil.
Vendor-Lock-in: Braucht ihr Portabilität? → n8n (Open-Source) reduziert Bindung.
Monitoring/Audit: Werden Logs, Replays, Alerts benötigt? → Prüfe je nach Tool.

Fehlertoleranz, Monitoring & Wartung

Retries & Idempotenz: Nutze eindeutige IDs, um doppelte Verarbeitungen zu vermeiden.
Limits: Beachte API-Rate-Limits; plane Pausen/Batching ein.
Beobachtbarkeit: Zapier (Task-Historie), Make (Run-Historie), n8n (Executions + Pinned Data) – richte Benachrichtigungen ein.
Sicherheit: Secrets nie im Klartext speichern; in n8n Credentials nutzen, in Zapier/Make Key-Management prüfen.

Fazit in Kürze

Zapier: Ideal für schnellen Start und einfache Abläufe in Fachbereichen.
Make: Starke visuelle Szenarien mit EU-Region – gut für mittelkomplexe Flows.
n8n: Maximale Kontrolle (Self-Host), sehr flexibel, langfristig oft am günstigsten bei höherem Volumen.

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